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Paramètres de l’organisation 

 

Logos de l’organisation 

Veuillez utiliser des images de fond transparentes pour les résultats meilleurs. 

 

1. Cliquez sur « Mon organisation ».
2. Cliquez sur « Paramètres d’organisation ». 
3. Cliquez sur « Sélectionnez l’image » pour choisir l’image que vous voulez télécharger.
4. Cliquez sur «Sauvagarder » pour enregistrer l’image.                                                  
5. Cliquez sur « Effacer l’image » si vous souhaitez revenir au logo par défaut.         

Interface 

Cela vous permet de sélectionner les couleurs pour l’interface globale de votre organisation 

1. Cela vous montre un « Prévisualisation » des couleurs sélectionnées et de leur apparence sur l’interface. 
2. Cliquez sur la couleur dans la catégorie que vous voulez modifier pour ouvrir le menu de sélection d’une nouvelle couleur. 
3. Utilisez le curseur pour trouver la couleur que vous voulez et le curseur dans le dégradé de couleurs pour affiner votre sélection 
4. Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer vos modifications. 
5. Cliquez sur « Restaurerz les Paramètres par défaut » si vous ne voulez pas enregistrer et recommencer. 

Rendez- Vous 

1. Entrez la « Disponibilité de la salle d’attente » avant la séance vidéo (en minutes), cette valeur détermine à quel moment les participants peuvent participer à la séance. 
2. Par exemple, si cette valeur est 15, les participants peuvent entrer une séance vidéo jusqu’à 15 minutes avant l’heure prévue du rendez-vous. 
3. Activer ou désactiver la « Politique d’annulation » 
4. Entrez « Heure avant l’annulation (en heures) ». 
5. Cliquez sur « Sauvegarder ». 

Réservation en ligne 

Les paramètres de réservation en ligne peuvent être modifiés à l’aide du panneau ci-dessous : 

1. « Politique de recherche de disponibilité des réservations en ligne (en heures) » Cette valeur définit le nombre minimal d’heures pendant lesquelles le système effectuera une recherche pour afficher le premier rendez-vous disponible pour l’inscription en ligne. 
2. « Réservation en ligne Disponibilité minimale (en minutes) » Cette valeur définit les minutes minimum à ajouter à l’heure actuelle afin de filtrer le résultat SI le service de santé appointment_buffer_hours_ n’est pas présent lors de la prise en ligne 
3. « Âge d’avertissement (année) » Cette valeur est utilisée pour les pratiques ayant un processus d’admission en ligne. Si les utilisateurs entrent un âge où, entre l’âge valide et l’âge d’avertissement, l’utilisateur recevra un message d’avertissement lors de la réservation d’un rendez-vous en utilisant la réception en ligne; cet avertissement n’empêche pas l’utilisateur de réserver. 
4. « Âge valide (année) » Il s’agit de l’âge minimum qu’un patient doit avoir au moment de prendre un rendez-vous en ligne. S’ils ne respectent pas l’âge minimum, ils seront empêchés de prendre rendez-vous. 
5. Message « Message d’âge d’avertissement » qui s’affiche lorsque l’utilisateur entre l’âge d’avertissement et l’âge valide. 
6. Message « Message aux mineurs » qui s’affiche lorsque l’utilisateur entre un âge inférieur à l’âge valide. 
7. Entrez un « pied de page », message qui s’affiche au bas de votre page de réservation en ligne. 

Documents 

Ce panneau permet aux utilisateurs de modifier les paramètres du document pour leur organisation 

1. Entrez une date de début pour le rapport du registre des rendez-vous. 
2. Entrez une date de fin pour le rapport du registre des rendez-vous. 
3. Cliquez sur « Générer » pour générer un rapport csv des rendez-vous qui ont eu lieu entre les dates de début et de fin. 
4. « Sauvegarder automatique (en minutes) » détermine la fréquence à laquelle vos notes de session seront automatiquement enregistrées 
5. Cliquez sur «Sauvegarder » pour enregistrer vos modifications. 

Comptes 

Les paramètres de compte de votre organisation peuvent être ajustés ici pour s’adapter aux normes de sécurité de l’organisation. 

1. Entrez votre politique d’expiration de mot de passe (en mois), ce qui détermine la fréquence à laquelle un utilisateur devra changer son mot de passe. 
2. Saisissez la valeur maximale des mots de passe enregistrés, ce qui détermine la fréquence à laquelle les utilisateurs peuvent réutiliser un ancien mot de passe. Par exemple, si vous saisissez 3, un nouvel utilisateur doit changer son mot de passe 3 fois avant qu’il puisse utiliser à nouveau son mot de passe original. 

Modèles de services de soins de santé 

Les services de soins de santé doivent être ajoutés afin que les patients puissent être inscrits pour le type de rendez-vous. 

1.  Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Modèles de service ». 

Ajout d’un modèle de service 

1. Cliquez sur « Nouveau service de soins de santé » pour ouvrir la fenêtre modale « Nouveau service de soins de santé ». 
2. Tapez le nom du service de santé. 
3. Sélectionnez un type de service qui se rapporte au service de santé. 
4. Tapez la durée du service de santé. 
5. Choisissez un assureur, selon le cas. 
6. Sélectionnez un code de facturation spécialisé, s’il y a lieu. 
7. Saisissez une description du service de soins de santé. 
8. Tapez les instructions de préparation du rendez-vous, si besoin. 
9. Cochez la case « Paramètres d’approbation automatique ». Le rendez-vous peut être fixé automatiquement sans l’approbation du fournisseur. 
10. Entrez les heures de prise de rendez-vous, s’il y a lieu. 
11. Sélectionnez l’une des options pour l’afficher sur le formulaire d’inscription du patient (module de réservation en ligne).
    • Nouveau patient – s’affiche uniquement pour l’inscription d’un nouveau patient 
    • Patient existant – ne s’affiche que pour les inscriptions de patients de retour 
    • Les deux – ne s’afficheront que pour les nouveaux patients et les patients qui reviennent. 
12. Attribuez une couleur au modèle. 
13. Cliquez sur « Créer un service de soins de santé » pour enregistrer le nouveau service de soins de santé. 

Modification d’un modèle de service 

1. Sélectionnez le nom d’un service de santé existant. 
2. Modifiez les renseignements sur le service de santé. 
3. Cliquez sur « Modifier » pour enregistrez vos modifications. 

Gestion des accès 

Afficher les rôles des utilisateurs 

Les administrateurs du système peuvent modifier les autorisations des rôles d’utilisateur existants. 

1. Cliquez sur Mon organisation. 
2. Cliquez sur Gestion d’accès.
3. Voir la liste des rôles des utilisateurs et les permissions pour chaque ressource. 

Rôles de fournisseur ou d’administrateur disponibles 

• Fournisseur 
• Fournisseur-Administration 
• Personnel de soutien 

Modifier les rôles des utilisateurs 

1. Dans le panneau gauche, sélectionnez l’un des rôles utilisateur auxquels vous souhaitez apporter des modifications. 
2. Cliquez sur Activé ou Désactivé dans la colonne Lire/écrire pour activer ou désactiver la ressource pour ce rôle d’utilisateur. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. 

Fournisseurs externes  

La section Fournisseurs externes est utilisée pour gérer tous les fournisseurs référents. Pour accéder à la liste des fournisseurs référents : 

1.  Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Fournisseurs externes ». 
   • Ajouter un nouveau fournisseur                                                                       
3. Cliquez sur « Nouveau Fournisseur ». 
4. Remplissez tous les renseignements du fournisseur de référence. 
5. Cliquez sur « Sauvegarder ». 

Modifier un fournisseur existant 

1.  Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Fournisseurs externes ». 
3. Cliquez sur « Modifier ».
   • Modifier les informations du fournisseur. 
   • Cliquez sur Sauvegarder. 

Supprimer un fournisseur existant 

1. Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Fournisseurs externes ». 
3. Cliquez sur « Supprimer ».                                             
4. Cliquez sur « Confirmer » pour supprimer le fournisseur de référence du système. 

Configuration de la disponibilité du fournisseur 

La disponibilité du fournisseur peut être définie de multiples façons dans le système. La première est directement tirée de la page du calendrier et l’autre se trouve dans le gestionnaire de modèles. 

Méthode de disponibilité du calendrier *Méthode préférée* 

La disponibilité du fournisseur peut être planifiée dans le calendrier. Pour accéder à la disponibilité à partir du calendrier : 

1. Cliquez « Calendrier ».                                                                             
2. Cliquez « Voir disponibilités ». méthode de gestion des modèles 

Le gestionnaire de modèles peut être utilisé pour gérer les modèles de planification. Pour accéder à la liste des modèles de calendrier du gestionnaire : 

• Cliquez sur « Mon organisation ». 
• Cliquez sur « Gestionnaire de modèles ». 

En tant que fournisseur ou administrateur, un modèle d’horaire peut être créé pour indiquer la disponibilité du fournisseur ou du conseiller et il apparaîtra. 

 

Ajouter un nouveau modèle d’horaire  

Méthode de disponibilité du calendrier 

1. Cliquez sur « Nouvelle disponibilité ».
2. Sélectionnez le type de modèle d’horaire à créer : 
   • Disponibilité – Ouvre des créneaux pour la disponibilité des fournisseurs 
   • Congé – Blocs de temps à l’horaire pour les pauses ou les congés 
3. Tapez un nom pour le modèle d’horaire. 
4. Sélectionnez un location. 
5. Sélectionnez un service de soins de santé auquel le modèle d’horaire s’appliquera. 
6. Sélectionnez un ou plusieurs fournisseurs auxquels le modèle de calendrier s’appliquera. 
7. Entrez une description. 
8. Sélectionnez une couleur qui indiquera le modèle dans le calendrier. 
9. Entrez une heure de début. 
10. Entrez une heure de fin. 
11. Voir quel fuseau horaire le modèle 
12. Inscrire une récurrence au besoin : 
    • Aucun 
    • Quotidien 
    • Hebdomadaire 
    • Bimensuel 
13.  Entrez la date de début du modèle dans le champ Provenant récurrent. 
14. Entrez la date de fin du modèle dans le champ Récurrent jusqu’à. 
15. Cliquez sur Nouveau pour créer le modèle d’horaire 

Méthode de gestion des modèles 

1. Cliquez sur « Nouveau ». 
2. Sélectionnez le type de modèle d’horaire à créer : 
   • Disponibilité – Ouvre des créneaux pour la disponibilité des fournisseurs  
   • Congé – Blocs de temps à l’horaire pour les pauses ou les congés 
3. Saisissez un nom pour le modèle d’horaire. 
4. Sélectionnez un emplacement. 
5. Sélectionnez un service de soins de santé auquel le modèle d’horaire s’appliquera. 
6. Sélectionnez un ou plusieurs fournisseurs auxquels le modèle de calendrier s’appliquera. 
7. Entrez une description. 
8. Sélectionnez une couleur qui indiquera le modèle dans le calendrier. 
9. Entrez une heure de début. 
10.  Entrez une heure de fin. 
11.  Voir quel fuseau horaire le modèle. 
12. Inscrire une récurrence au besoin : 
    • Aucun 
    • Quotidien 
    • Hebdomadaire 
    • Bimensuel 
13. Entrez la date de début du modèle dans le champ Provenant récurrent. 
14. Entrez la date de fin du modèle dans le champ Récurrent jusqu’à. 
15. Cliquez sur Nouveau pour créer le modèle d’horaire. 

Modifier un modèle d’horaire existant 

Méthode de disponibilité du calendrier 

1. Cliquez sur « Calendrier ».                                                                                      
2. Cliquez sur « Voir disponibilités ». 
3. Cliquez sur le bloc de disponibilité pour le modifier.
4. Sélectionnez si vous souhaitez « Modifier cet événement » ou « Modifier tous les événements ». 
5. Modifier la « date de début » ou « heure de début » (le cas échéant) 
6. Modifier la « date de fin » ou « heure de fin » (le cas échéant) 
7. Cliquez sur « Continuer » (si vous sélectionnez « Modifier tout l’événement », passez à l’étape 8). 
8. Modifiez le modèle au besoin, puis cliquez sur « Mettre à jour ». 

Méthode de gestion des modèles 

1. Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Gestionnaire de modèles ».
3. Cliquez sur le nom d’un modèle d’horaire pour modifier un modèle.
4. Modifiez le modèle au besoin, puis cliquez sur « Mise à jour ». 

Supprimer un modèle d’horaire existant 

1.  Cliquez sur « Mon organisation ».  
2. Cliquez sur « Gestionnaire de modèles ».
3. Cliquez sur le nom d’un modèle d’horaire pour modifier un modèle.
4. Cliquez sur « Supprimer ».                                                   
5. Cliquez sur « Confirmer » pour supprimer le modèle d’horaire. 

Gestionnaire du questionnaire 

Gestionnaire du questionnaire est une section pour configurer des modèles de questionnaire qui peuvent être envoyés automatiquement à un patient ou ouverts par un fournisseur pour remplir pour un patient. 

Créer un nouveau modèle de questionnaire 

1. Cliquez sur « Formulaires ». 
2. Cliquez sur « Gestionnaire de questionnaire ». 
3. Cliquez sur le bouton « Nouveau modèle de questionnaire ». 
4. Une fenêtre modale s’affichera à l’endroit où vous devez sélectionner si vous voulez créer un nouveau questionnaire (à partir de zéro) ou faire une sélection à partir d’un questionnaire existant. 
5. Cliquez sur « Créer un nouveau questionnaire ». 
6. Entrez un titre pour le modèle de questionnaire. 
7. Accédez à l’éditeur JSON dans SurveyJS Builder et copiez le JSON généré à partir du sondage. 
8. Dans la grande zone de texte, collez le JSON que vous avez généré à partir du constructeur SurveyJS. 
9. Dans le champ Healthcare Service, sélectionnez un ou plusieurs services de santé. 
   • Si l’un ou l’autre de ces services de santé est sélectionné dans un nouveau rendez-vous, un questionnaire sera inclus dans l’avis de rendez-vous. 
10. Cliquez sur « Créer un nouveau questionnaire » et le modèle sera enregistré sous forme d’ébauche. 
11. Cliquez sur « Publier » une fois que vous êtes prêt à utiliser le modèle de questionnaire. 

Configuration du modèle de document du questionnaire 

1. Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Gestionnaire de questionnaire ». 
3. Parmi les questionnaires existants, cliquez sur « Modifier le modèle de document ». 
4. Saisissez le texte qui s’affichera lorsque vous tenterez d’importer le questionnaire rempli. Lorsque vous voulez importer des réponses saisies dans le questionnaire rempli, vous devez connaître le nom du champ. Le champ doit suivre le format pour s’assurer que les réponses sont remplies : 
   • Deux supports bouclés ouverts {{ 
   • Nom du champ du questionnaire 
   • Deux supports bouclés fermés }} 
5. Cliquez sur « Sauvegarder ». 

Archiver un modèle de questionnaire 

L’archivage des modèles de questionnaire les désactivera et ne sera pas accessible aux patients ou aux fournisseurs. 

1.  Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Gestionnaire de questionnaire ». 
3. Cliquez sur le bouton « Archive ». 

Configuration du modèle de notification 

Avis par message texte 

Les administrateurs peuvent modifier le texte des notifications par SMS. 

1. Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Modèles de notification par SMS ». 
3. Cliquez sur « Nouveau modèle ». 

Ajout d’avis par message texte 

Calendrier des rendez-vous du SMS 

1.  Saisissez un nom pour le nouveau modèle. 
2.  Changez le statut pour « Activé ».  
3. Saisissez une description de l’avis. 
4. Sélectionnez « Calendrier des rendez-vous du SMS ». 
5. Sélectionnez « Utiliser le SMS par défaut » pour utiliser le message SMS intégré pour le patient. 
6. Si l’option « Utiliser le SMS par défaut » n’est pas sélectionnée, saisissez le message SMS correspondant au patient. 
7. Cliquez sur « Créer un modèle de notification ». 

Rappel de rendez-vous par message texte 

1. Saisissez un nom pour le nouveau modèle. 
2. Changez le statut pour « Activé ». 
3. Saisissez une description de la notification. 
4. Sélectionnez « Rappel de rendez-vous par SMS ». 
5. Sélectionnez la période précédant le rendez-vous où le message sera envoyé. 
6. Sélectionnez « Utiliser le SMS par défaut » pour utiliser le message SMS intégré pour le patient. 
7. Si l’option « Utiliser le SMS par défaut » n’est pas sélectionnée, saisissez le message SMS correspondant au patient. 
8. Cliquez sur « Créer un modèle de notification ». 

Modification des avis par SMS 

1. Activer ou désactiver le modèle de notification par SMS. 
2. Cliquez sur un nom de modèle pour modifier son contenu. 

1. Renommez le modèle. 
2. Activez ou désactivez l’avis de modèle de courriel. 
3. Saisissez une description. 
4. Changer le type de notification SMS. 
5. Sélectionnez la période précédant le rendez-vous où le message sera envoyé. 
6. Sélectionnez « Utiliser le SMS par défaut » pour utiliser le message SMS intégré pour le patient. 
7. Si l’option « Utiliser le SMS par défaut » n’est pas sélectionnée, saisissez le message SMS correspondant au patient. 
8. Enregistrez les modifications et fermez la fenêtre. 

Avis par courriel  

Les administrateurs peuvent modifier le texte de l’avis pour les 6 courriels par défaut : 

•  Accepter 
• Annulation 
• Confirmation 
• Enregistrement 
• Rappel 
• Reporter 

  

1. Cliquez sur « Mon organisation ». 
2. Cliquez sur « Modèles d’avis par courriel ». 

1. Activer ou désactiver un modèle d’avis par courriel. 
2. Cliquez sur un nom de modèle pour modifier son contenu.
3. Renommez le modèle. 
4. Activez ou désactivez le modèle d’avis par courriel. 
5. Sélectionnez le type de courriel. 
6. Saisissez une description. 
7. Sélectionnez la langue dans laquelle le modèle s’applique. 
8. Saisissez le corps du modèle de courriel. 
9. Enregistrez les modifications et fermez la fenêtre. 

Gérer les abonnements 

Modifier le plan de tarification 

Les administrateurs peuvent consulter le plan actuel et le modifier sous Mon organisation. 

1. Allez dans Mon organisation et cliquez sur « Gérer les inscriptions ».
2. Sous Renseignements sur la tarification, cliquez sur Modifier le plan tarifaire. 

Mettre à jour le mode de paiement 

Les administrateurs peuvent modifier le plan de paiement sous Gérer les abonnements. 

1.  Suivre l’étape 1 du plan de modification de la tarification 
2. Sous Carte par défaut, cliquez sur Mettre à jour le paiement.
3. Ajoutez les détails de votre nouvelle carte dans les champs disponibles. 
4. Cliquez sur Sauvegarder après avoir entré les renseignements sur votre nouvelle carte. 

Annuler l’abonnement 

Les administrateurs peuvent annuler l’abonnement sous « Gérer les inscriptions ». 

1. Allez dans Mon organisation et cliquez sur Gérer les inscriptions. 
2. Cliquez sur Annuler l’abonnement. 
3. Remplissez la case avec la raison de l’annulation. 
4. Cliquez ensuite sur Oui, Annuler le paiement pour annuler l’abonnement. 

 

Configuration des paiements 

La fonction de traitement des paiements vous permettra de demander le paiement des patients pour les services et de percevoir le paiement directement sur la plateforme. Les administrateurs peuvent accéder la configuration de paiement par l’intermédiaire de « Mon organisation ». Vous pouvez soit vous connecter à un compte Stripe ou établir des paiements avec Adracare. 

 

Connectez votre compte Stripe 

1.  Allez dans Mon organisation et cliquez sur « Configuration du paiement ». 
2. Cliquez sur « Connectez votre compte Stripe ». 
3. Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez suivre le message en entrant votre courriel et en cliquant sur « Suivant ». 

Établir des paiements avec Adracare  

1. Allez dans Mon organisation et cliquez sur « Configuration du paiement ». 
2. Cliquez sur Configurer les paiements avec Adracare. 
3. Dans la section « Établir des paiements avec Adracare », remplissez les trois sections suivantes : Parlez-nous de votre entreprise, Entrez vos renseignements bancaires pour déposer les paiements des patients recueillis et Vérification de l’identité avec Stripe.  

SECTION 1 : Parlez-nous de votre entreprise : Ces renseignements seront utilisés pour la vérification des paiements et l’analyse des risques. 

 

1. Nom de l’entreprise 
2. Adresse de l’entreprise : Entrez votre adresse et sélectionnez l’adresse de l’entreprise appropriée parmi les adresses de remplissage automatique remplies ci-dessous. 
3. Description de l’entreprise 
4. Adresse courriel de l’entreprise 
5. Numéro de téléphone de l’entreprise 
6. Code de catégorie : Recherchez votre domaine de pratique et sélectionnez l’option la plus appropriée parmi les options de paiement automatique (p. ex., services de counseling) 
7. Préfixe de charge : C’est ce qui apparaîtra sur votre relevé bancaire lorsque vous serez payé pour vos services (ex. ADRA - Consultation) 
8. Descripteur de charge par défaut : Description de la charge que vous verrez sur votre relevé bancaire lorsqu’une transaction se produit 

SECTION 2 : Entrez vos informations bancaires pour le dépôt des paiements de patients recueillis : Ces informations seront soumises à notre partenaire, Stripe pour la vérification du commerçant 

1. Type de titulaire de compte : Particulier ou entreprise 
2. Nom du titulaire du compte 
3. Pays du compte bancaire : CA, UK, US, AU 
4. Devise : CAD 
5. Numéro de compte : Ces renseignements peuvent être obtenus auprès de votre institution bancaire. 
6. Numéros d’acheminement : Ces renseignements peuvent être obtenus auprès de votre institution bancaire. C’est aussi ce qu’on appelle le « numéro de transit » 
7. Cliquez sur Soumettre dans le coin supérieur droit. 

SECTION 3 : Vérification de l’identité avec Stripe : Pour compléter la configuration de paiement, vous devrez fournir vos informations à notre partenaire, Stripe pour la vérification de l’identité.  

1. Cliquez sur le bouton « Vérification de l’identité complète » et vous accéderez au site Web Stripe pour terminer le processus. 
   • Une fois que vous aurez terminé la vérification de l’identité sur le site Web Stripe, vous serez redirigé vers la plateforme Adracare. L’en-tête gris « Vérification de l’identité avec bande » deviendra vert une fois la section terminée avec succès.