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Facturación: terceros pagadores

Actualización: Will Stieh Editado:

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Para ocasiones en las que no Al facturar directamente a un cliente, puede crear un Pagador Externopara configurar dónde se envía la factura. Además, puede distribuir el pago entre varios pagadores, incluido el cliente.

Existen dos tipos de Pagador Externo: el Pagador Compartido y el Pagador No Compartido.

Un Pagador Externo Compartido es aquel que puede utilizarse con varios clientes. Es ideal para compañías de seguros o empresas donde una sola parte paga a varios clientes.

Un Pagador de Terceros No Compartido es aquel que solo se utiliza para un cliente específico. Un ejemplo sería un padre, madre o cónyuge.

Creación/Actualización de un Pagador de Terceros Compartido

Un Pagador de Terceros Compartido es aquel que puede utilizarse con varios clientes. Es ideal para compañías de seguros o lugares de trabajo donde una sola parte paga a varios clientes.

Creación de un Pagador Externo Compartido

Para crear un Pagador Externo Compartido, siga estos pasos:

  1. Vaya a Configuración -> Pagadores externos
  2. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo Pagador externo.
  3. Complete los datos correspondientes en la ventana Nuevo Pagador externo que aparece.
    • Nombre*: Nombre del pagador externo.
    • Número de teléfono*: Número de teléfono de contacto del pagador.
    • Número de fax: Número de fax de contacto del pagador.
    • Correo electrónico*: Correo electrónico de contacto del pagador (las facturas y otras comunicaciones relacionadas con el pago se enviarán aquí)
    • Dirección/Apto./Suite/Piso:Dirección del pagador, si es necesario
    • Enviar al pagador: Al marcar esta casilla, se enviará una copia de la factura y otras comunicaciones relacionadas con el pago al correo electrónico registrado. Deje esta opción sin marcar si envía la factura a través de un portal específico u otro flujo de trabajo.
  4. Haga clic en Guardar al terminar o en Cancelar para cerrar la ventana sin guardar.

Actualizar un Pagador Externo Compartido

Para actualizar un Pagador Externo Compartido existente, siga estos pasos:

  1. Vaya a Configuración - Pagadores externos
  2. En la lista de pagadores, haga clic en el botón Editar debajo de la columna Acción.
    • ¿No encuentra a su pagador? IntenteBuscándolo


  3. Realice las modificaciones necesarias en la ventana Editar Pagador Externo que aparece.
  4. Haga clic en Guardar al terminar o en Cerrar para cerrar sin guardar.

Eliminar un Pagador Externo Compartido

Para eliminar un Pagador Externo Compartido existente, siga estos pasos:

  1. Navegar A Configuración - Pagadores externos
  2. En la lista de pagadores, haga clic en el botón "Eliminar" debajo de la columna "Acción".
    • ¿No encuentra a su pagador? Intente buscarlo.



  3. En la ventana que aparece, haga clic en Confirmar para eliminar el Pagador externo o en Cerrar para cancelar. Tenga en cuenta que, una vez eliminado, el pagador desaparecerá para siempre.

Añadir un pagador externo compartido al perfil de un cliente

Una vez creado, puede añadir un pagador externo al perfil de un cliente siguiendo estos pasos.

  1. Desde la barra de navegación izquierda, navegue a Todos los clientes o Mis clientes.
  2. Localice al cliente y haga clic en su nombre para abrir su CPP.
  3. Haga clic en Editar detalles del cliente en la esquina superior derecha.



  4. Amplíe la sección COBERTURA Y SEGURO.



  5. Localice la sección Pagador externo.
    • Para agregar su primer Pagador Externo, seleccione el pagador correspondiente en el menú desplegable.



    • Para agregar más Pagadores Externos, haga clic en el ícono '+' para agregar una nueva fila.
  6. Haga clic en el botón "Agregar" una vez que haya seleccionado el pagador correcto.

Creación/Actualización de un Pagador Externo No Compartido

Adición de un Pagador Externo No Compartido al Perfil de un Cliente

Los Pagadores Externos No Compartidos se añaden directamente a la cuenta del cliente y pueden utilizarse en situaciones en las que el cliente no necesita recibir la factura o el recibo (por ejemplo, cuando se trata a un niño y el padre desea recibir la factura o el recibo, pero toda la demás comunicación se dirige al niño).

  1. Desde la barra de navegación izquierda, navegue a Todos los clientes o Mis clientes.
  2. Localice al cliente y haga clic en su nombre para abrir su CPP.
  3. Haga clic en Editar detalles del cliente en la esquina superior derecha.



  4. Amplíe la sección COBERTURA Y SEGURO.



  5. Localice la sección Pagador externo.
  6. Haga clic en el campo "Pagadores externos" a la izquierda.




  7. Ingrese el nombre del pagador en la barra de búsqueda que se abre en el menú desplegable y haga clic en el nombre que aparece.



  8. Ingrese el número de teléfono, el correo electrónico y el número de fax (si corresponde) del pagador y marque la casilla si desea que se le envíen las facturas o los recibos.

  9. Haga clic en el botón "Añadir" una vez que haya completado los datos correspondientes.

Actualización de un Pagador Externo No Compartido

Para actualizar un Pagador No Compartido existente, siga estos pasos:

  1. Vaya a Todos los clientes o Mis clientes desde la barra de navegación izquierda.
  2. Localice al cliente y haga clic en su nombre para abrirlo.Perfil r
  3. Haga clic en Editar datos del cliente en la esquina superior derecha.



  4. Amplíe la sección COBERTURA Y SEGURO.



  5. Encuentre la sección Pagador externo.
  6. Encuentre el pagador indicado y realice los cambios correspondientes.



    • Los pagadores compartidos aparecerán en gris y no podrán editarse, mientras que los pagadores no compartidos serán totalmente editables.

Eliminar un pagador externo de un perfil

Para eliminar un pagador externo del perfil de un cliente

  1. Vaya a Todos los clientes o Mis clientes en la barra de navegación izquierda.
  2. Encuentre al cliente y haga clic en su nombre para abrir su perfil.
  3. Haga clic en Editar detalles del cliente en la esquina superior derecha.


  4. Amplíe la sección COBERTURA Y SEGURO Sección



  5. Ubica la sección Pagador externo
  6. Ubica el pagador que deseas eliminar y haz clic en el icono rojo de la papelera a la derecha.

Facturar a un pagador externo

Para facturar a un pagador externo, sigue estos pasos:

  1. Al crear una factura, selecciona Pagador externo Opción Pagador en Métodos de Pago.
  2. Esto abre una nueva sección donde puede seleccionar el pagador en el menú desplegable. El menú desplegable mostrará el cliente y cualquier pagador externo agregado como arriba.



  3. Seleccione el pagador correspondiente e ingrese el valor en dólares o el porcentaje de lo que cubre.
    • Puede cambiar entre el valor que se agrega como porcentaje o valor numérico haciendo clic en el botón de abajo.



  4. Si esta parte del pago se considera pagada, marque la opción Marcar como pagado.
  5. Haga clic en el botón + para agregar el pago a la factura.



  6. Continúe agregando pagadores hasta que el saldo restante sea $0 o 0%
  7. Haga clic en Enviar Factura una vez que se hayan agregado todos los pagadores

 

Revisión del estado de la factura

Las facturas con un tercero pagador tendrán estados adicionales que le permitirán saber si el tercero ha pagado su parte o si aún está pendiente.

Para revisar el estado de una factura, siga estos pasos:

  1. Vaya a Facturas (o Mis facturas si es proveedor o personal de soporte).
  2. Encuentre la factura.
    • Utilice los filtros de la parte superior para encontrar la factura si no la ve inmediatamente.
  3. Haga clic en la flecha de la izquierda para expandir las subfacturas y revisar su estado.

  4. Desde aquí puede revisar el estado de cada subfactura o reenviarla. Según sea necesario.
  5. Puede actualizar manualmente el estado de la factura o subfactura haciendo clic en el nombre del estado y seleccionando el estado apropiado en el menú desplegable.

Estados

Una factura puede tener varios estados en el flujo de trabajo.Puede actualizarse manualmente o, en algunos casos, automáticamente.

Estados de las facturas

  • Enviada: Estado predeterminado que indica que la factura se ha enviado a los pagadores.
  • Pagada: Posible estado final que indica que la factura se ha pagado. Puede actualizarse manualmente o automáticamente si se utiliza Stripe.
    • Las facturas con un pagador externo no se pueden cambiar manualmente a Pagadas a menos que TODAS las subfacturas estén marcadas como Pagadas/Incobrables
  • En proceso: La factura pasará a este estado si se han realizado actualizaciones en el estado de las subfacturas.
  • Anulada: Otro posible estado final. Estado actualizado manualmente para indicar una factura anulada.

Estado de la subfactura

  • Enviado: Estado predeterminado que indica que la factura se ha enviado a los pagadores.
  • Pagado: Posible estado final que indica que la factura se ha pagado. Puede actualizarse manualmente o automáticamente si se utiliza Stripe.
  • En curso: Estado aplicado manualmente para indicar que el pago de la subfactura está en curso.
  • Por hacer: Estado aplicado manualmente para indicar que se requiere una acción interna (como enviar manualmente la factura a una compañía de seguros).
  • Incobrable: Otro posible estado final. Estado actualizado manualmente para indicar que una factura incobrable se está dando de baja.

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