Accès à la fenêtre de création de factures

Il existe cinq méthodes pour accéder à la fenêtre de création de factures.

Les cinq méthodes sont les suivantes :

• Profil client
• Page de rendez-vous
• Créer une facture lorsque le rendez-vous est marqué comme terminé
• Calendrier
• Factures

Créer une facture depuis le profil client

1. Accéder au profil client
2. Cliquer sur le bouton « Créer une facture » ​​en haut à droite ouvrira la fenêtre correspondante.

Créer une facture depuis la page Rendez-vous

1. Accédez à la page des détails du rendez-vous depuis l'écran Calendrier ou Rendez-vous.
   
   Accéder à l'écran Rendez-vous depuis la fenêtre de navigation de gauche affichera les informations suivantes :
   
   
   
   Cliquer sur la date/heure du rendez-vous ouvrira la page de détails du rendez-vous.
   
   Accéder à la page Calendrier depuis la barre de navigation de gauche affichera votre emploi du temps sous forme de calendrier. Cliquer sur le rendez-vous concerné vous mènera à la page de détails du rendez-vous.
   
   
   
   
   
   
   
2. Cliquer sur le bouton « Créer une facture » En haut à droite, la fenêtre Créer une facture s'ouvre.
   
   

Créer une facture lorsque le rendez-vous est marqué comme terminé

Pour que cette option fonctionne, la case à cocher Créer une facture automatiquement lorsque le rendez-vous est terminé doit être cochée sous Facturation dans les Paramètres de l'organisation. Un utilisateur disposant du rôle Administrateur fournisseur devra effectuer cette opération.

Lorsque cette option est activée, la fenêtre Créer une facture s'affiche lorsque le statut d'un rendez-vous passe à Terminé.

Vous pouvez procéder de deux manières : soit en modifiant directement le statut, soit en sélectionnant Terminer le rendez-vous lorsque vous quittez un rendez-vous.

Mise à jour du statut d'un rendez-vous

1. Accédez à la page des détails du rendez-vous
2. Cliquez sur le menu déroulant Statut à gauche.
   
   
   
   
3. Sélectionnez Terminé pour ouvrir la fenêtre Créer une facture.

Marquage d'un rendez-vous Terminé à la fin de la séance

1. Cliquez sur le bouton Quitter l'appel.
   
   
   
   
2. Sélectionnez Terminer le rendez-vous et la fenêtre Créer une facture apparaîtra.
   
   

Créer une facture depuis le calendrier

1. Cliquez sur Calendrier dans la fenêtre de navigation de gauche
2. Recherchez le rendez-vous pour lequel vous souhaitez créer une facture.
3. Cliquez sur cette icône pour ouvrir la fenêtre Créer une facture.
   
   

Créer une facture à partir des factures

1. Accéder à Factures dans la barre de navigation de gauche
2. Cliquez sur « Créer une facture » ​​en haut à droite pour ouvrir la fenêtre Créer une facture.
   
   

Fenêtre « Créer une facture »

Une fois la fenêtre « Créer une facture » ​​ouverte, vous pouvez la générer en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez le nom du client *
   • Prérempli lors de la création d'une facture directement à partir d'un rendez-vous
2. Sélectionnez le rendez-vous dans la liste déroulante*
   • Prérempli lors de la création d'une facture directement à partir d'un rendez-vous
3. Fournisseur de facturation*
   • Prérempli en fonction du fournisseur principal indiqué pour le rendez-vous
4. Sélectionnez le programme de frais* dans la liste déroulante
   • Prérempli en fonction du Programme de frais par défaut du client, indiqué sous « Couverture et assurance » dans ses informations.
5. Sélectionnez le modèle de facturation * dans le menu déroulant.
   • Prérempli selon la configuration de facturation (service de santé, lien avec le prestataire)
6. Ajoutez des services supplémentaires si nécessaire en appuyant sur le « + » et en sélectionnant un code de service dans le menu déroulant.
7. Saisissez un message facultatif sur la facture.
8. Sélectionnez le mode de paiement.
   • Envoyer une facture (Stripe) : génère et transmet une facture depuis Stripe (nécessite un compte Stripe d'organisation et une configuration dans Paramètres -Configuration du paiement).
   • Carte enregistrée : facture. la carte principale du client indiquée sur son profil patient (nécessite l'activation du compte Stripe et de sa configuration dans les menus Paramètres - Configuration des paiements et Portail patient pour le client).
   • Paiement traité en externe par débit, crédit, virement ou espèces - Pour les paiements reçus par un autre moyen. Sélectionner cette option offre davantage d'options sur l'écran de création de facture. La facture peut être marquée comme payée et les informations suivantes peuvent être incluses :
     • • N° d'autorisation : Pré-rempli s'il est configuré dans la section « Couverture et assurance » du client
       • N° de dossier : Pré-rempli s'il est configuré dans la section « Couverture et assurance » du client
       • N° de session :.
         
         
   • Tiers payeurs : Pour Pour plus d'informations, veuillez consulter ici
9. Cliquez sur Envoyer la facture pour transmettre la facture au client ou sur Enregistrer comme brouillon pour la conserver ultérieurement.

Que contient une facture ?

La facture générée par le système utilisera les couleurs et les logos de l'organisation configurés dans vos paramètres.

1. Informations sur l'organisation
   • Le logo et le nom de l'organisation apparaîtront dans cette section et peuvent être configurés dans Paramètres - Paramètres de l'organisation.
   • Une adresse apparaîtra également dans cette section. L'adresse affichée dépend des éléments suivants :
     • Si vous utilisez Stripe pour vos paiements, l'adresse professionnelle configurée dans votre compte Stripe s'affichera.
     • Sinon, l'adresse du lieu où le rendez-vous a eu lieu s'affichera.
2. Statut du reçu
   • Statut général de la facture : Envoyée, Payée, Annulée ou Irrecevable
   • Le statut peut être consulté et mis à jour manuellement sous Factures
3. Informations client
   • Le nom du client sera indiqué dans cette section.
4. Informations sur le prestataire
   • Cette section indique le nom du prestataire présent lors du rendez-vous, ainsi que les titres professionnels et les informations sur le superviseur requis. Ces informations peuvent être configurées dans Paramètres - > Configuration de la facturation. Pour plus d'informations, veuillez consulter ici.
5. Informations sur la facture
   • Cette section contient des informations sur la facture, telles que la date de génération et l'identifiant.
6. Détails du service
   • Les détails du service, tels que la date/l'heure et le nom du service de soins de santé, apparaîtront ici.
7. Éléments de service
   
   • C'est ici que les codes de service apparaîtront comme éléments de ligne sur la facture.

Dépannage

Pourquoi mon Facture non préremplie ?

• Vérifiez que le client a bien enregistré un programme de frais par défaut dans son profil.
  
  Pour le vérifier, accédez d'abord au profil du client et cliquez sur « Modifier les détails du client » en haut à droite.
  
  
  
  Accédez à la section Couverture et assurance et confirmez que le programme de frais par défaut a été défini. Une fois le programme de facturation par défaut défini, cliquez sur Enregistrer.
  
  
  

• Vérifiez que les informations sont correctement activées dans la zone Modèle de facturation.

  • Le modèle de facturation doit être lié au programme de facturation et au service de santé concerné par le rendez-vous.

  • Vérifiez qu'il n'y a pas de doublons dans la zone Taxe, car des codes de taxe contradictoires empêcheront le système de Préremplissage d'un modèle de facturation.

  • S'il existe des divisions de fournisseurs sur ce modèle spécifique. Assurez-vous que tous les fournisseurs nécessitant l'accès au modèle sont répertoriés, même s'ils n'ont pas de répartition spécifique.

Pourquoi mon code de service n'apparaît-il pas dans la liste déroulante de mon modèle de facturation ?

• Assurez-vous que le programme de frais approprié a été sélectionné et que les « Codes de service » sont configurés.

Pourquoi ne puis-je pas facturer mon client ?

• Si le bouton « Créer une facture » ​​est grisé sur la page de rendez-vous, veuillez confirmer que l'option « Créer une facture pour les rendez-vous passés » est activée dans Paramètres  Gestion des accès. Veuillez noter qu'un administrateur de prestataire sera requis pour effectuer cette opération.

Comment envoyer un reçu ?

• Veuillez consulter l'article d'assistance ici pour plus de détails sur la création d'un reçu.