Welcome to Adracare Support

Table des matieres

• Acceder a la fenetre de creation de facture
  • Creer une facture a partir du profil client
  • Creer une facture a partir de la page de rendez-vous
  • Creer une facture lorsque le rendez-vous est marque comme termine
  • Creer une facture a partir du calendrier
  • Creer une facture a partir des factures
• La fenetre Creer une facture
• Quest-ce qui apparait sur une facture?
• Depannage

Acceder a la fenetre de creation de facture

Il existe cinq methodes pour acceder a la fenetre de creation de facture.

Les cinq methodes sont les suivantes :

• Profil du client
• Page de rendez-vous
• Creer une facture lorsque le rendez-vous est marque comme termine
• Calendrier
• Factures

Creer une facture a partir du profil client

1. Accedez au profil client
2. Cliquer sur le bouton Creer une facture en haut a droite ouvrira la fenetre Creer une facture

Creer une facture a partir de la page de rendez-vous

1. Accedez a la page des details du rendez-vous a partir de l'ecran Calendrier ou Rendez-vous
   
   La navigation vers l'ecran Rendez-vous a partir de la fenetre de navigation de gauche affichera les elements suivants :
   
   
   
   En cliquant sur la date/heure du rendez-vous, vous ouvrirez la page des details du rendez-vous.
   
   En accedant a la page Calendrier a partir de la barre de navigation de gauche, votre emploi du temps s'affichera sous forme de calendrier. En cliquant sur le rendez-vous approprie, vous accederez a la page des details du rendez-vous.
   
   
   
   
   
   
   
2. Cliquer sur le bouton Creer une facture en haut a droite ouvrira la fenetre Creer une facture
   
   

Creer une facture lorsque le rendez-vous est marque comme termine

Pour que cette option fonctionne, la case Creer une facture automatiquement a la fin du rendez-vous doit etre cochee sous Facturation dans les parametres de l'organisation . Un utilisateur disposant du role Administrateur fournisseur devra effectuer cette operation.

Lorsque cette option est activee, la fenetre Creer une facture apparait lorsque le statut d'un rendez-vous passe a Termine .

Cela se fait de deux manieres, soit en modifiant directement le statut, soit en selectionnant Terminer le rendez-vous lorsque vous quittez un rendez-vous.

Mise a jour du statut d'un rendez-vous

Cliquez sur le menu deroulant Statut sur le cote gauche

Marquer un rendez-vous comme termine a la fin de la session

1. Cliquez sur le bouton Quitter l'appel
   
   
   
   
2. Selectionnez Terminer le rendez-vous et la fenetre Creer une facture apparaitra
   
   

Creer une facture a partir du calendrier

1. Cliquez sur Calendrier dans la fenetre de navigation de gauche
2. Localisez le rendez-vous pour lequel vous souhaitez creer une facture
3. En cliquant sur cette icone ouvrira la fenetre Creer une facture
   
   

Creer une facture a partir de factures

1. Accedez a Factures a partir de la barre de navigation de gauche
2. Cliquez sur Creer une facture en haut a droite pour ouvrir la fenetre Creer une facture
   
   

La fenetre Creer une facture

Une fois que vous avez accede a la fenetre Creer une facture, vous pouvez generer la facture en suivant ces etapes :

1. Selectionnez le nom du client *
   • Prerempli lors de la creation d'une facture directement a partir d'un rendez-vous
2. Selectionnez le rendez-vous dans la liste deroulante *
   • Prerempli lors de la creation d'une facture directement a partir d'un rendez-vous
3. Fournisseur de facturation *
   • Prerempli en fonction du fournisseur principal indique sur le rendez-vous
4. Selectionnez le programme de frais * dans la liste deroulante
   • Prerempli en fonction du programme de frais par defaut du client repertorie sous Couverture et assurance dans ses coordonnees
5. Selectionnez le modele de facturation * dans la liste deroulante
   • Prerempli en fonction de la configuration de facturation (service de sante, lien avec le fournisseur)
6. Ajoutez des elements de service supplementaires si necessaire en appuyant sur le + et en selectionnant un code de service dans la liste deroulante
7. Saisissez un message facultatif sur la facture
8. Selectionnez le mode de paiement
   • Envoyer une facture (Stripe) - Generera et transmettra une facture depuis Stripe (necessite un compte Stripe d'organisation et une configuration sous Parametres->Configuration du paiement )
   • Carte enregistree - Facturera la carte principale du client qu'il a repertoriee sur son profil patient (necessite un compte Stripe d'organisation et une configuration sous Parametres->Configuration du paiement et le portail patient pour etre active pour le client)
   • Paiement externe traite par debit, credit, virement ou especes : pour les paiements recus par un autre moyen. Selectionner cette option offre davantage d'options sur l'ecran de creation de facture. La facture peut etre marquee comme payee,ainsi, les informations suivantes peuvent etre incluses :
     • • Numero d'autorisation - Sera prerempli s'il est configure dans la section Couverture et assurance du client dans ses coordonnees
       • Numero de dossier - Sera prerempli s'il est configure dans la section Couverture et assurance du client dans ses coordonnees
       • Session n .
         
         
   • Tiers payeurs - Pour plus d'informations, veuillez consulter ici
9. Cliquez sur Envoyer la facture pour transmettre la facture au client ou sur Enregistrer comme brouillon pour l'enregistrer pour plus tard

Qu'est-ce qui apparait sur une facture ?

La facture generee par le systeme utilisera les couleurs et les logos de l'organisation configures dans vos parametres organisationnels.

1. Informations sur l'organisation
   • Le logo et le nom de l'organisation apparaitront dans cette section et peuvent etre configures sous Parametres -> Parametres de l'organisation
   • Une adresse apparaitra egalement dans cette section, l'adresse qui apparait depend des elements suivants
     • Si vous utilisez Stripe pour les paiements, l'adresse de votre entreprise configuree dans votre compte Stripe s'affichera.
     • Sinon, il affichera l'adresse definie pour le lieu ou le rendez-vous a eu lieu.
2. Statut du recu
   • Statut general de la facture : elle peut etre Envoyee, Payee, Annulee ou Irrecevable
   • Le statut peut etre consulte et mis a jour manuellement sous Factures
3. Informations client
   • Le nom du client sera repertorie dans cette section
4. Informations sur le fournisseur
   • Cette section repertorie le nom du prestataire de soins present lors du rendez-vous, ainsi que les titres professionnels et les informations relatives au superviseur requis. Ces informations peuvent etre configurees dans Parametres > Configuration de la facturation. Pour plus d'informations, veuillez consulter cette page .
5. Informations sur la facture
   • Cette section contiendra des informations sur la facture telles que la date de generation et l'identifiant.
6. Details du service
   • Les details du service tels que la date/l'heure et le nom du service de sante apparaitront ici
7. Articles de service
   
   • C'est ici que les codes de service apparaitront comme elements de ligne sur la facture

Depannage

Pourquoi ma facture n'est-elle pas preremplie ?

• Veuillez verifier que le client dispose d'un programme de frais par defaut enregistre dans son profil.
  
  Pour verifier cela, vous devrez d'abord acceder au profil du client sur le systeme et cliquer sur Modifier les details du client en haut a droite.
  
  
  
  Accedez a la section Couverture et assurance et confirmez que le programme de frais par defaut a ete defini. Une fois le programme de frais par defaut defini, cliquez sur Enregistrer .
  
  
  

• Verifiez la zone Modele de facturation pour vous assurer que les details sont correctement actives

  • Le modele de facturation doit etre lie au programme de frais et au service de sante correspondant au rendez-vous

  • Verifiez qu'il n'y a pas d'entrees en double dans la zone Taxe, car des codes de taxe en conflit empecheront le systeme de preremplir un modele de facturation.

  • Si des fournisseurs sont repartis sur ce modele specifique, assurez-vous que tous les fournisseurs necessitant l'acces au modele sont repertories, meme s'ils n'ont pas de repartition specifique.

Pourquoi mon code de service n'apparait-il pas dans la liste deroulante de mon modele de facturation ?

• Assurez-vous que le programme de frais correct a ete selectionne et que les codes de service sont configures.

Pourquoi ne puis-je pas facturer mon client ?

• Si le bouton Creer une facture est grise sur la page de rendez-vous, veuillez verifier que l'option Creer une facture pour les rendez-vous passes est activee dans Parametres -> Gestion des acces . Veuillez noter qu'un administrateur fournisseur sera requis pour cette operation.

Comment envoyer un recu ?

• Veuillez vous referer a l'article d'assistance ici pour plus de details sur la facon de creer un recu

Cet article a ete traduit avec l'API Google Cloud Translation. Si vous constatez des erreurs dans la traduction, veuillez nous en informer a l'adresse support@adracare.com.